Niszczenie dokumentów – podstawowe wskazówki

RODO sprawiło, że wielu przedsiębiorców oraz osób indywidualnych z większą bacznością podchodzi do kwestii przetwarzania danych osobowych. Taka ostrożność dotyczy różnych dziedzin życia, a w przedsiębiorstwie powinna dotyczyć właściwie wszystkich procesów, które bazują na informacjach zebranych od klientów i kontrahentów. Mowa nie tylko o bieżącym obrocie dokumentami, digitalizacji akt, przechowywaniu, ale też o utylizacji.

Co zrobić, żeby niszczone dane były bezpieczne?

Na to pytanie stara się odpowiedzieć każdy przedsiębiorca, któremu zależy na ochronie swoich informacji i przestrzeganiu prawa. Podstawową sprawą jest zadbanie o stanowisko pracy osoby, która ma zająć się niszczeniem dokumentów. Oddelegowany do tej czynności pracownik musi wyjąć dokumentację, wypiąć ją z segregatorów, a następnie kartka po kartce umieścić w niszczarce (bardziej zaawansowane urządzenia pozwalają na zniszczenie kilkudziesięciu kartek naraz). Biurko, przy którym pracuje taka osoba, będzie więc uginać się od akt przeznaczonych do utylizacji. W pomieszczeniu nie może znaleźć się osoba, która nie jest uprawniona do tych danych. To istotne, zwłaszcza że w tych czasach właściwie wszyscy posiadamy urządzenia rejestrujące.

Aby zadbać o bezpieczeństwo, musimy też zdecydować, jaką metodę utylizacji preferujemy, np. którą niszczarkę wybrać. Osoby, które poszukują wskazówek w RODO, zawiodą się, bo nie ma tam jasnych wytycznych. Przedsiębiorca ma więc na tym polu znaczną dowolność. To, o czym musi pamiętać to to, że po utylizacji akt, osoby trzecie nie powinny być w stanie odczytać informacji. W praktyce, jak wiemy, wygląda to równie, o czym świadczą przypadki, gdy nieupoważnieni ludzie byli w stanie odczytać dane z korporacyjnych ścinków.

Jakie bezpieczeństwo gwarantują specjaliści?

Przedsiębiorcy zmuszeni są do zrewidowania swoich standardów bezpieczeństwa, bo tylko taka ciągła weryfikacja może uchronić ich przed ewentualnymi wyciekami danych. Czasem preferują jednak powierzyć ten obowiązek zewnętrznej jednostce. Firmy takie jak Rhenus od lat oferują swoim klientom możliwość bezpiecznego przechowywania, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Oprócz tego klienci mogą liczyć również na profesjonalnie przeprowadzoną utylizację.

Przy realizacji takich usług, wykorzystuje się:

bezpieczne pojemniki

Są to kontenery o różnej wielkości. Te większe nierzadko wyposażone są w kółka, dzięki czemu charakteryzują się dużą mobilnością. Przeważnie do ich stworzenia wykorzystuje się aluminium oraz plastik. Chronią przewożone dokumenty przed dostępem osób trzecich. Zostają zamknięte w obecności klienta; od tej pory nikt nie ma dostępu do akt, tylko wędrują one prosto do instalacji niszczącej.

Czasem przedsiębiorcy mają opory przed powiedzenie swojej ważnej dokumentacji firmie, której nie znają, nawet jeśli taki usługodawca cieszy się świetnymi opiniami. Dzięki lokalizowaniu pojemnika i auta, każda osoba korzystająca z usługi dokładnie wie, gdzie aktualnie znajdują się jego akta. W dodatku klienci są informowani o poszczególnych etapach realizowania usługi. Otrzymują potwierdzenie, gdy pojemniki są od nich odbierane, a następnie, po przeprowadzonym procesie, wysyłany jest do nich dowód zrealizowanej utylizacji.

Przy wyborze firmy, która zajmie się utylizacją naszych dokumentów, warto wziąć pod uwagę to, czy usługodawca oferuje też inne wsparcie związane z zarządzaniem dokumentacją. Dość często tacy specjaliści mają na tyle szeroką ofertę, że nawiązanie współpracy z jednym przedsiębiorstwem zwolni nas z konieczności samodzielnego dbania np. o archiwizowanie. Dobrze jest dowiedzieć się też, czy możemy liczyć na pomoc przy opróżnianiu szaf, regałów i piwnic. Czasem taka opcja jest w stanie bardzo przyspieszyć proces, dzięki czemu nasi pracownicy nie będą musieli odrywać się od swoich obowiązków. Koniecznie zwróćmy uwagę również na normy i certyfikaty dotyczące bezpieczeństwa działalności. Takie dane powinniśmy znaleźć na stronie internetowej usługodawcy.